Náhled - Řízení v čase

Náhled bakalářské práce - Řízení v čase

3. 4 Pomůcky

Pomůcky vhodně doplňují naše plánování. Pacovský (2002) tyto pomůcky rozděluje do skupin, které níže popisuje a uvádí, že základním principem jakéhokoliv time managementu je písemnost. Ve fázi vedení postačí papíry, řízení je však zpravidla nutné podpořit vhodnou pomůckou. Máme v zásadě dvě možnosti, které je možno kombinovat - papír a elektroniku. Při rozhodování již hodně závisí na tom, jaké je naše zaměstnání, jak široké jsou aktivity našeho soukromého života. Ten, jehož práce je předem jasná, neřídí a netvoří, vystačí s jednoduchou pomůckou, kterou si koupí a podle své potřeby upraví. Pro všechny, jejichž zaměstnání je rozmanitější, je na místě hovořit o profesionální pomůcce, která by splňovala všechny náročné potřeby, např.:

• Zaznamenávat a rozpracovávat priority, cíle, úkoly, činnosti.

• Plánovat pomocí kalendáře od roční až po denní úroveň.

• Zachytit nápady a různé poznámky.

• Připravovat se na jednání a provádět jeho záznam.

• Uchovávat adresy, telefonní čísla, různé údaje.

• Shromažďovat informace (propagační materiály, modely různých projektů, atd.).

• Uschovávat různé doklady (např. kreditní karty) a další drobnosti (diskety, vizitky, atd.).

• Vést denní evidenci financí, zážitků, postřehů.

• Mít plánovací systém stále u sebe (nebo alespoň jeho podstatné části).

Toto jsou konkrétní požadavky a většina pomůcek třetí generace je naplňuje. Pro čtvrtou generaci se však požaduje, aby systém navíc podporoval:

• Přirozené vlastnosti naší mysli – tj. zejména asociační (vazby) a kombinační schopnost (více prvků pohromadě, větší časový horizont, širší záběr - soukromý i pracovní čas).

• Nadhled – který je podmínkou k udržení rovnováhy, souvislostí a důrazu na důležité aktivity.

• Upřednostňování důležitých činností - tj. jasná a stále se prosazující preference našich priorit.

Při výběru vhodné pomůcky máme celou řadu možností. K tomu, abychom mohli popsat jejich základní charakteristiky, výhody a nevýhody, je vhodné si je rozdělit na:

• Papírové pomůcky.

• Elektronické pomůcky.

3.4.1 Papírové pomůcky

Myšlenku zapisujeme nejpozději v okamžiku, kdy si uvědomíme, že ji nesmíme zapomenout.

Nejstaršími a z jistých hledisek stále nejlepšími, jsou pomůcky papírové. Ty je možné členit například takto:

• Kalendáře a diáře.

• Plánovací systémy.

3.4.1.1 Běžné plánovací záznamníky

Diáře najdeme v papírnictvích v různých provedeních a ve velice přijatelných cenách. Jejich nevýhodou je, že našemu účelu příliš neposlouží, protože jsou schopné plnit prakticky jen jednu funkci – zaznamenat to, co se má stát, či stalo (II. generace time managementu). Nejsou aktivní a jako takové bývají pouze součástí větších systémů.

3.4.1.2 Speciální plánovací systémy

Jedná se o poměrně složité diáře v plastikových, koženkových či kožených deskách s množstvím účelových formulářů, oddělovačů, předtisknutých modelů, či kapsiček. Lze je koupit v cenách od cca 700 Kč až do 15 000 Kč. Na našem trhu najdeme jak produkty zahraniční, tak i originální výrobky našich firem. Jejich uspořádání je v podstatě stejné, liší se v propracovanosti, podrobnostech a hlavně v ceně. Umožňují všechny požadované funkce třetí generace plánovacích systémů. Je možné je přizpůsobovat našim potřebám i zvyklostem, akceptují a podporují tvořivost a nutí nás k neustálému uvažování. Konkrétní výrobky většinou doplňuje návod, jak při plánování postupovat a optimálně využívat možnosti produktu.

Plánovací systémy IV. generace jsou zpravidla větší (A4), vzhledem k možnosti:

• Přehledného plánování v týdenních periodách.

• Funkčně do systému zařadit další firemní tiskoviny, které mají převážně formát A4.

• Pracovat v myšlenkových mapách či přehledných grafech, které jsou účinným nástrojem pracujícím v souladu s naší myslí.

V principu můžeme využívat systém jakýkoli. Jen bychom se měli přesvědčit, zda podporuje principy čtvrté generace, tj. přehledné týdenní plánování, nadhled a upřednostňování činností důležitých.

3.4.2 Elektronické pomůcky

Významné místo mezi pomůckami využívanými při plánovaní času a projektů mají dnes pomůcky elektronické, přičemž jejich význam stále roste. To je způsobeno zejména technologickým pokrokem, který posouvá užitné hodnoty těchto přístrojů. Jsou neustále posilovány výhody typické pro výpočetní techniku a zmenšovány handicapy techniky – složitost a určitá nepřívětivost. Hlavní výhodou je možnost komunikace s okolním světem. Tato komunikace může být uskutečněna prostřednictvím telefonní linky, sítě GSM či Internetu. Z hlediska našeho pohledu na problematiku plánování času by se dalo říci, že některé představují II. a některé III. generaci. Ty nejmodernější se však nacházejí již na cestě od III. ke IV. generaci. Jejich vývojová cesta však nekončí, ale v dnešní době naopak prudce akceleruje. Elektronické pomůcky můžeme rozdělit takto:

• Digitální diáře a databanky.

• Osobní počítače.

• Kapesní počítače a počítače do dlaně.

3.4.2.1 Digitální diáře a databanky

Najdeme v obchodech v desítkách provedení a ve velice přijatelných cenách. Jejich nevýhodou je, že našemu účelu neposlouží, protože jsou schopné dobře plnit prakticky jen jednu funkci – zaznamenat to, co se má stát, či stalo (II. generace). Nejsou aktivní, nepodporují tvůrčí přístupy a jako takové bývají pouze vhodným doplňkem skutečných plánovacích systémů.

3.4.2.2 Osobní počítače

Osobní počítač (stolní nebo přenosný) vybavený vhodným programovým vybavením může být velmi významným pomocníkem i v oblasti plánování času. Existuje nepřeberné množství programového vybavení pro plánování času a projektů. Typickým představitelem je program Microsoft Outlook. Některé programy umožňují při plánování používat myšlenkové mapy. Jedním z takových produktů je Mind Manager. Hlavní nevýhodou stolních počítačů (to platí do značné míry i o počítačích přenosných) je jejich malá mobilita. Zmírněním tohoto handicapu může být vhodná kombinace s papírovým plánovacím systémem či kapesním počítačem.

3.4.2.3 Kapesní počítače a počítače do dlaně

Kapesní počítače a počítače do dlaně jsou dnes nejzajímavější a nejperspektivnější alternativou jak k pomůckám papírovým, tak k osobním počítačům. Jejich hlavní přednosti je možné shrnout dvěma slovy – mobilita a komunikace. Dalším silným argumentem je i šíře jejich využití. Kapesní počítač si nikdo nepořizuje jen za účelem plánování času, organizování úkolů a projektů či pro databázi kontaktů. Může sloužit zároveň jako hodiny, budík, digitální záznamník, stereofonní přehrávač, e-mail a www klient, slovník, terminál pro on-line komunikaci s bankou, geografická mapa, navigační systém, prohlížeč digitálních fotografií či mobilní telefon. V šíři využití mu nemůže žádná jiná pomůcka konkurovat. Nevýhodou kapesních počítačů je vyšší pořizovací cena a skutečnost, že k zařazení do IV. generace pomůcek jim ještě kousek chybí.

V oblasti kapesních počítačů dnes panuje velký terminologický zmatek. Chceme-li o nich hovořit, musíme zvolit určité názvosloví. Kapesní počítače je možné rozdělit podle dvou kritérií – podle koncepce a použitého operačního systému.

Podle koncepce:

• Kapesní počítače (H/PC) – Handheld PC (počítač malých rozměrů, vybavený klávesnicí a dotykovým displejem).

• Počítače do dlaně (P/PC) – Palm-size PC (počítač velmi malých rozměrů s dotykovým displejem, kde klávesnice je nahrazena rozpoznáváním písma).

Podle použitého operačního systému:

• Windows CE (Everex Freestyle, Cassiopeia E-100).

• EPOC, EPOC32 (Psion Series 5mx, Psion REVO).

• PalmOS (Palm III, Palm V).

TOP Nabídka!

Potřebujete napsat referát, seminárku nebo diplomovou práci? Žádný problém!

Zpracujeme Vám kvalitní a originální podklady na míru.

Svěřte se do rukou profesionálů. Více informací zde